Making your first contract stress free

Insider tips for interpreters working their first day for an international organisation

 

───  The basics

THE BASICS

Make sure you have the following: 

──       Contract

──       Photo ID

──       Details of the location to which you should report

──       Any other documents sent to you beforehand

──       (If overseas) passport, local currency, plug adapter.

Before you leave

──       Read the AIIC Agreement governing the contract and referred to therein; 

──       Check the website of the organisation concerned to understand how it is structured and the functions and powers of its component bodies, and to learn the inevitable acronyms and names associated with it;

──       Familiarise yourself with the interpreters’ section of the Institution’s website, including how to check your programme and arrangements for being on call or in a reserve team;

──       Note down important telephone numbers;

──       Prepare for your meeting by reading background information as well as the meeting documents.

Finding your way, your programme, your booth, the documents, etc.

It is a good idea to arrive a day early if:

──       You are not familiar with the town

──       You are not familiar with the meeting venues 

──       You do not know where your accommodation is or how you will travel to work

──       You still have to sort out some of the paperwork.



You can use your time to:

──       Obtain your access badge;

──       Introduce yourself (to the recruitment office, head of your booth or chief interpreter);

──       Crack the code of the programme (the acronyms denoting meeting rooms, the language combination of each meeting, and where you can find relays and retours);

──       Find the document distribution centre;

──       Go into a booth, check the consoles, see where the delegations sit, learn how to get to the other booths and to the technician’s room;

──       Locate toilets, public areas, cafeterias, rest rooms, computers, post office, newspaper kiosk, ATMs, travel agency etc.

Booking appointments beforehand

Each international organisation has its own operating and financial regulations as well as administrative and painstaking security procedures. Some organisations arrange for newcomers to be given a brief introduction to the premises and the in-house jargon; they realise your first day can be rather daunting.

You may have to visit several offices and would in many cases be well advised to book an appointment for some of the following:

──       signing or submitting your contract

──       obtaining an access badge

──       getting a password for Internet access

──       obtaining access to terminology databases

──       completing forms for travel claims and payment of your fee, contributions to your provident/sickness insurance/pension fund, so take your banking details with you.

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Premier contrat sans stress

Quelques astuces pour que votre première mission auprès d’une organisation internationale se passe bien

 

Les indispensables

Assurez-vous d’avoir sous la main : 

──       votre contrat ;

──       une pièce d’identité avec photo ;

──       l’adresse exacte (bâtiment, étage, bureau) à laquelle vous êtes attendu(e) ;

──       tout autre document envoyé par le service recruteur ;

──       passeport, monnaie locale et adaptateur universel (si vous venez de l’étranger).

Avant de partir, assurez-vous de :

──       prendre connaissance de l'Accord AIIC qui régit votre contrat et se trouve mentionné dans celui-ci ; 

──       parcourir le site web de l’organisation qui vous recrute : renseignez-vous sur sa structure et les différents organes qui la composent, le rôle et la compétence de chaque organe ; familiarisez-vous avec les nombreux noms, sigles et acronymes qui lui sont propres !

──       consulter toute page web ou tout lien consacrés à l’interprétation sur le site web de l’organisation, notamment pour savoir comment accéder à votre programme et que faire quand vous êtes d’astreinte ou de réserve ;

──       enregistrer tout numéro de contact utile (bureaux et collègues) ;

──       préparer votre réunion en lisant non seulement les documents disponibles mais aussi en vous informant sur le contexte.

Itinéraires, programme, cabine, documentation etc.

Si vous ne connaissez pas

──       la ville ;

──       les divers lieux de réunion possibles ;

──       la distance qui sépare votre hébergement du lieu de travail, il est judicieux d’arriver 24 heures plus tôt,

──       surtout si vous avez encore des démarches administratives à effectuer.



Profitez-en pour :

──       vous procurer un badge d’accès ;

──       vous présenter (au bureau d'engagement, au chef interprète et/ou au chef de cabine) ;

──       apprendre à déchiffrer les données fournies par le programme (sigles des salles de réunion, régime linguistique de chaque réunion, relais et retours) ;

──       vous familiariser avec le(s) lieu(x) de distribution de la documentation ;

──       entrer en cabine, voir les consoles, comprendre le plan de salle (qui est assis où ?), repérer l'accès aux autres cabines et à la régie ;

──       situer les toilettes, les foyers, les cafétérias, les salles de repos, d’ordinateurs, le bureau de poste, les marchands de journaux, les distributeurs de billets, l’agence de voyage etc.

Prenez rendez-vous à l’avance

A chaque organisation internationale ses règles de fonctionnement ainsi que ses procédures financières et administratives, auxquelles s’ajoutent des procédures de sécurité souvent tatillonnes… Certaines organisations proposent aux nouveaux une visite accompagnée des lieux et une brève présentation du « jargon de la maison » pour leur faciliter ce « parcours du combattant » initial.

Vos démarches pouvant impliquer plusieurs services administratifs, il est souvent judicieux de prendre rendez-vous pour :

──       la signature de votre contrat ;

──       l’obtention d’un badge d’accès ;

──       l’obtention d’un mot de passe pour avoir accès à Internet ;

──       l’accès aux bases terminologiques ;

──       le remplissage de formulaires pour le remboursement des frais, le paiement de votre rémunération et des cotisations pour la retraite et l’assurance maladie, avec coordonnées bancaires etc.

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Uluslararası bir örgütteki ilk işinizin stresini hafifletmek

ULUSLARARASI BİR ÖRGÜTTE İLK KEZ ÇALIŞACAK KONFERANS ÇEVİRMENLERİ İÇİN BİR BİLENDEN TÜYOLAR

 

─── Temel bilgiler

TEMEL BİLGİLER

Mutlaka yanınızda olması gerekenler:

──       Sözleşme;

──       Fotoğraflı kimlik;

──       İş için bulunmanız gereken yerin ayrıntıları;

──       Size önceden gönderilmiş diğer bütün belgeler;

──       (Yurtdışı ise) pasaport, yerel para birimi, fiş adaptörü. 

─── Gitmeden önce

GİTMEDEN ÖNCE

──       Sözleşmenizi belirleyen ve orada da atıfta bulunulan ilgili AIIC Anlaşmasını okuyun;

──       Organizasyon yapısını, organlarının işlev ve yetkilerini anlamak, çıkması kaçınılmaz kısaltmaları ve isimleri öğrenmek için ilgili örgütün web sitesini inceleyin;

──       Örgütün web sayfasında bulunan, programınızı nasıl kontrol edeceğinizi, nöbetçiyken veya yedek bir ekipte görevliyken geçerli olacak düzenlemeleri anlatan çevirmenlere özel bölüme göz atın;

──       Önemli telefon numaralarını not edin;

──       Hem ilgili art alan bilgilerini hem de toplantı belgelerini okuyarak toplantınıza hazırlanın.

YOLUNUZU, PROGRAMINIZI, KABİNİNİZİ, BELGELERİ VB. BULMAK

Aşağıdaki durumlarda bir gün erken gitmenizde fayda var :

──       Şehre yabancıysanız ;

──       Toplantı mekanlarına aşina değilseniz ;

──       Nerede kaldığınızı veya işe nasıl gideceğinizi bilmiyorsanız ;

──       Halletmeniz gereken evrak işi kaldıysa.



Bu zaman zarfında neler yapabilirsiniz?

──       Giriş için yaka kartınızı almak ;

──       Kendinizi tanıtmak (size işi teklif eden sözlü çeviri hizmetleri ofisine, kabin veya ekip şefinize) ;

──       Programın şifresini çözmek (toplantı odalarını temsil eden kısaltmalar, her bir toplantının dil kombinasyonuyla röle ve röturları nerede göreceğiniz) ;

──       Belgelerin dağıtıldığı merkezi bulmak ;

──       Bir kabine girip, konsollara göz atmak, heyetlerin nerede oturduğuna bakmak, diğer kabinlere ve teknisyen odasına nasıl gidildiğini öğrenmek ;

──       Tuvaletleri, ortak alanları, kafeteryaları, dinlenme odalarını, bilgisayarları ve postane, gazete büfesi, ATM, seyahat acentesi vb. yerleri bulmak.

Önceden randevu almak

Her bir uluslararası örgütün kendi operasyonel ve finansal düzenlemeleri ile idari prosedürleri ve titiz bir güvenlik süreci vardır. Bazı kuruluşlar, ilk gününüzün gözünüzü korkutabileceğini bildiğinden, yeni gelenler için kısa bir tesis tanıtımı ve kurum içi terimlere dair bilgi paylaşımı organize eder.

Birden çok ofise uğramanız gerekebilir ve aşağıdakilerden bazıları için önceden rezervasyon yaptırmanız genelde tavsiye edilir:

──       sözleşmenizi imzalamak veya teslim etmek

──       giriş için yaka kartı almak

──       internet erişimi için şifre almak

──       terim bankalarına erişim yetkisi almak

──       seyahat harcamalarınızın iadesi ve ücretinizin ödemesi ile teminat/hastalık sigortası/emeklilik fonunuza katkılar için formlar doldurmak (bu yüzden hesap bilgileriniz de yanınızda bulunsun).

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Pierwszy kontrakt – jak sprawić, by stał się bezstresowy

Wskazówki dla tłumaczy ustnych pracujących pierwszy raz dla organizacji międzynarodowej

 

───  Podstawy

Podstawy

Upewnij się, czy: 

──       masz ze sobą kontrakt

──       masz dokument tożsamości ze zdjęciem,

──       wiesz, gdzie będziesz pracować i do kogo się zgłosić,

──       masz dokumenty, które przysłano ci przed spotkaniem/konferencją,

──       masz przygotowany paszport (jeśli kontrakt jest zagraniczny), lokalną walutę, odpowiednią przejściówkę do gniazdek elektrycznych.

Zanim wyruszysz z domu

──       Przeczytaj Porozumienie AIIC regulujące kontrakt (który będzie się do tego porozumienia odwoływał).

──       Zapoznaj się ze stroną internetową danej organizacji, zrozum jej strukturę, funkcje i uprawnienia jej organów, poznaj skróty (zawsze jakieś są) i nazwy z nią związane.

──       Zapoznaj się na stronie internetowej danej instytucji z sekcją poświęconą tłumaczom ustnym, dowiesz się m. in. w jaki sposób możesz sprawdzić swój program pracy, jakie ustalenia obowiązują, jeśli będziesz na dyżurze (ang. on call) lub w zespole rezerwowym.

──       Zanotuj ważne numery telefonów.

──       Przygotuj się do posiedzenia, przeczytaj informacje ogólne oraz dokumenty na to posiedzenie.

Gdzie i czego szukać, jak znaleźć program spotkania, kabinę, dokumenty itd.?

Warto przyjechać na miejsce zlecenia dzień wcześniej, jeśli:

──       nie znasz miasta,

──       nie znasz miejsca spotkania,

──       nie wiesz, gdzie masz nocleg lub jak dojechać do pracy,

──       masz jeszcze przed sobą trochę pracy nad dokumentami.



Jak wykorzystać ten czas:

──       zgłoś się po przepustkę/identyfikator,

──       przedstaw się (w biurze rekrutacji, szefowi kabiny lub kierownikowi działu tłumaczy),

──       rozpracuj program spotkania (czyli skróty oznaczające poszczególne sale konferencyjne, języki robocze, gdzie znaleźć relay i retour),

──       sprawdź, gdzie należy pobrać dokumenty,

──       wejdź do kabiny, zorientuj się, na jakiej konsoli do tłumaczenia będziesz pracować oraz gdzie siedzą delegacje, jak przejść do innych kabin oraz do pomieszczenia technika,

──       znajdź toalety, przestrzeń ogólnodostępną, bar, pomieszczenia wypoczynkowe dla tłumaczy, salę komputerową, pocztę, kiosk z prasą, bankomat, biuro podróży itd.

Wcześniejsza rezerwacja terminów

Każda organizacja międzynarodowa posiada własne przepisy operacyjno-finansowe, jak również żmudne procedury administracyjne oraz bezpieczeństwa. Niektóre organizacje zapewniają krótkie wprowadzenie na miejscu i przekazują podstawowe zwroty z wewnętrznego żargonu. Zdają sobie sprawę z tego, że pierwszy dzień pracy tłumacza potrafi przytłoczyć.

Może się okazać, że musisz odwiedzić kilka biur – warto zatem wcześniej zarezerwować terminy przynajmniej niektórych wizyt, w czasie których:

──       podpiszesz lub oddasz podpisany kontrakt,

──       otrzymasz przepustkę/identyfikator,

──       odbierzesz hasło dostępu do Internetu,

──       odbierzesz hasło dostępu do terminologicznej bazy danych,

──       wypełnisz formularze dotyczące zwrotu kosztów podróży i wypłaty twojego wynagrodzenia/honorarium, składek na fundusz emerytalny/ubezpieczenie zdrowotne/kasę emerytalną - zatem zabierz ze sobą dane dot. konta bankowego.

Jeśli zadbasz o to wszystko wcześniej, w dniu zlecenia możesz się skoncentrować na samym tłumaczeniu. Powodzenia!


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Como evitar o estresse em seu primeiro contrato internacional

Dicas para intérpretes em seu primeiro dia de trabalho para uma organização internacional

 

─── O básico

O básico

Certifique-se de que você tenha em mãos:

──       O contrato

──       Carteira de identidade

──       Detalhes sobre o local onde você terá que se apresentar

──       Qualquer documentação previamente fornecida

──       Caso seja no exterior, passaporte, moeda local, adaptador de tomada.

─── Antes de sair

Antes de sair

──       Leia o Acordo da AIIC que rege o contrato e ao qual o mesmo se refere;

──       Consulte o site da organização na internet para entender sua estrutura, bem como as funções e poderes de seus órgãos competentes, e aprenda as inevitáveis siglas e nomes associados;

──       Familiarize-se com a seção para intérpretes do site da instituição, inclusive como consultar a programação e os procedimentos para intérpretes de plantão ou de back-up;

──       Anote os telefones importantes;

──       Prepare-se para a sua reunião lendo informações gerais sobre o contexto além dos documentos específicos.

Como encontrar o local de trabalho, a programação, sua cabine, a documentação relevante, etc.

É preferível chegar um dia antes se você:

──       Não conhece a cidade

──       Não sabe onde ficam as salas de reunião

──       Não sabe onde fica o seu hotel ou como se deslocará até o evento

──       Ainda precisa organizar alguma documentação.



Você pode usar seu tempo para:

──       Obter seu crachá de acesso;

──       Se apresentar (ao escritório de recrutamento, intérprete coordenador ou chefe de equipe);

──       Decifrar a programação (as siglas que se referem às salas de reunião, a combinação linguística de cada reunião e onde ficam os relés e retours);

──       Encontre o centro de distribuição de documentos;

──       Entre numa cabine, verifique o console/CI, localize onde ficam as delegações e aprenda como chegar às outras cabines e sala do técnico;

──       Localize os toaletes, áreas públicas, refeitórios, áreas de descanso, sala de computadores, correios, banca de jornal, caixas eletrônicos, agências de viagem, etc.

Agendamentos prévios

Cada organização internacional tem suas próprias normas operacionais e financeiras, bem como seus próprios procedimentos administrativos e processos segurança, muitas vezes complicados. Algumas organizam visitas aos recém-chegados para apresentarem as instalações e o jargão interno; elas sabem que seu primeiro dia pode ser um tanto assustador.

Talvez seja preciso visitar vários departamentos e, em muitos casos, seria aconselhável agendar uma hora para algumas das seguintes tarefas:

──       assinatura ou entrega de contrato

──       obtenção do crachá de acesso

──       obtenção de senha para acesso à internet

──       obtenção de acesso a bancos de dados de terminologia

──       preenchimento de formulários de reembolso de passagens e pagamento de honorários, encargos sociais e seguros afins. Portanto, leve seus dados bancários.

Prestar atenção a estes detalhes com antecedência garantirá a sua paz para que você possa se concentrar no seu trabalho no dia de seu evento. Boa sorte e bom trabalho!

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Come ridurre lo stress al tuo primo contratto

Primo giorno di lavoro per un'organizzazione internazionale: qualche suggerimento dai colleghi più esperti

 

Le azioni essenziali

Verifica di avere con te: 

──       il contratto

──       un documento di identità con foto

──       Istruzioni su dove presentarti

──       Qualsiasi altro documento inviatoti in precedenza

──       Passaporto (se all'estero), valuta locale, adattatore per la presa elettrica

Prima di partire

──       Leggi l'Accordo AIIC che disciplina il contratto e in esso citato;

──       Controlla il sito Web dell'organizzazione per capire come è strutturata, le funzioni e i poteri dei suoi organi e per imparare gli inevitabili acronimi e nomi propri collegati alle sue attività;

──       Leggi attentamente la parte del sito Web dedicata agli interpreti, le procedure per controllare il programma e le modalità per assicurare la reperibilità o essere assegnati a un’ équipe di riserva;

──       Annotare i numeri di telefono importanti;

──       Preparati per la riunione leggendo le informazioni generali e i documenti.

Sapersi orientare, trovare il programma, la cabina, i documenti, etc.

È una buona idea arrivare un giorno prima se non conosci:

──       la città,

──       la sede della riunione,

──       dove si trova il tuo alloggio e i mezzi di trasporto per recarti alla riunione,

──       e se devi ancora espletare alcune procedure amministrative.



Usa il tempo a disposizione per:

──       Procurarti il badge di accesso;

──       Presentarti (all'ufficio reclutamento, al capo cabina o al capo interprete);

──       Capire come funziona il programma (gli acronimi che indicano le sale riunioni, il regime linguistico di ciascuna riunione e come funzionano i relais);

──       Trovare il centro di distribuzione dei documenti;

──       Entrare in una cabina, controllare le console, verificare dove siedono le delegazioni, scoprire come arrivare alle altre cabine e alla regia;

──       Individuare servizi igienici, aree pubbliche, bar e mense, bagni, computer, ufficio postale, edicola, sportelli bancomat, agenzia di viaggi, ecc.

Prenota in anticipo gli appuntamenti

Ogni organizzazione internazionale ha le proprie regole operative e finanziarie, procedure amministrative e misure di sicurezza, spesso assai scrupolose. Alcune organizzazioni prevedono che ai nuovi arrivati venga fornita una breve presentazione della sede e del gergo degli addetti ai lavori: sanno che il primo giorno può incutere un certo timore.

Potrebbe essere necessario recarsi in diversi uffici e in molti casi è consigliabile prendere un appuntamento per una serie di impegni:

──       firmare o presentare il contratto

──       ottenere un badge di accesso

──       ottenere una password per l'accesso a Internet

──       ottenere l'accesso ai database terminologici

──       compilare moduli per il rimborso delle spese di viaggio e il pagamento dell’onorario, per il versamento di contributi all'assicurazione previdenziale / assicurazione malattia / fondo pensione: porta con te i tuoi dati bancari!

Prestare in anticipo attenzione a questi dettagli ti permetterà di concentrarti sul lavoro il giorno dell'incarico. Buona fortuna.

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Το πρώτο σας συμβόλαιο δίχως περιττά άγχη

Μικρά μυστικά για διερμηνείς που εργάζονται για πρώτη φορά σε διεθνή Οργανισμό.

 

Τα βασικά

Βεβαιωθείτε ότι έχετε μαζί σας: 

──       το συμβόλαιό σας,

──       δελτίο ταυτότητας,

──       οδηγίες σχετικά με το πού θα πρέπει να δηλώσετε την άφιξή σας,

──       οποιοδήποτε άλλο έγγραφο σας έχει αποσταλεί,

──       (αν είστε στο εξωτερικό) διαβατήριο, τοπικό συνάλλαγμα, αντάπτορα.

Πριν ξεκινήσετε

──       Διαβάστε τη Συμφωνία της AIIC που διέπει το συμβόλαιό σας και που αναφέρεται σε αυτό.

──       Συμβουλευτείτε την ιστοσελίδα του Οργανισμού, όπου θα εργαστείτε, προκειμένου να καταλάβετε τον τρόπο που είναι δομημένος, καθώς και τις αρμοδιότητες και τη λειτουργία των τμημάτων του. Εκεί θα βρείτε ακόμη τα σχετικά με τον οργανισμό ακρωνύμια και ονόματα.

──       Διαβάστε στην ιστοσελίδα του Οργανισμού το τμήμα που αφορά τους διερμηνείς και μάθετε πώς να συμβουλεύεστε το πρόγραμμά σας, καθώς και τι καλείστε να κάνετε, όταν είστε διαθέσιμος για υπηρεσία (on call) ή μέλος σε εφεδρική ομάδα.

──       Σημειώστε σημαντικούς αριθμούς τηλεφώνου.

──       Προετοιμαστείτε για τη συνεδρίαση, αναζητώντας σχετικές πληροφορίες και διαβάζοντας τα έγγραφα της συνεδρίασης.

Πώς να βρείτε τον χώρο εργασίας σας, το πρόγραμμα, την καμπίνα, τα έγγραφα κ.τ.λ.

Είναι σκόπιμο να πάτε μία μέρα νωρίτερα αν:

──       δεν γνωρίζετε την πόλη,

──       δεν γνωρίζετε τον τόπο διεξαγωγής της συνάντησης,

──       δεν γνωρίζετε πού θα διαμείνετε ή πώς θα φτάσετε στην εργασία σας,

──       απομένουν μερικές ακόμη διατυπώσεις που πρέπει να διεκπαιρώσετε.



Μπορείτε να εκμεταλλευτείτε τον διαθέσιμο χρόνο για:

──       να παραλάβετε την κάρτα εισόδου σας,

──       να παρουσιαστείτε (στο γραφείο προσλήψεων, στον επικεφαλής της καμπίνας σας ή στον υπεύθυνο διερμηνέα),

──       να καταλάβετε πώς λειτουργεί το πρόγραμμα (τα ακρωνύμια που αφορούν τις αίθουσες συνεδριάσεων, τον γλωσσικό συνδυασμό της κάθε συνάντησης καθώς και τα ρελέ και τα ρετούρ),

──       να βρείτε το κέντρο διανομής των εγγράφων,

──       να πάτε στην καμπίνα, να ελέγξετε τις κονσόλες, να δείτε πού κάθονται οι διάφορες αντιπροσωπείες, να μάθετε πού βρίσκονται οι άλλες καμπίνες καθώς και ο τεχνικός,

──       να εντοπίσετε τις τουαλέτες, τους κοινόχρηστους χώρους, τους χώρους ανάπαυσης, τους υπολογιστές, το ταχυδρομείο, το περίπτερο, τα ΑΤΜ, το ταξιδιωτικό γραφείο κ.λπ.

Έγκαιρος ορισμός συναντήσεων

Κάθε διεθνής Οργανισμός έχει δικό του τρόπο λειτουργίας και οικονομικής διοίκησης, καθώς και δικούς του διοικητικούς κανόνες και σύνθετες διαδικασίες ασφαλείας. Σε μερικούς Οργανισμούς προβλέπεται μία σύντομη εκ των προτέρων ενημέρωση, ώστε οι νεοαφιχθέντες να εξοικειωθούν με τον χώρο και την φρασεολογία που χρησιμοποιείται. Γνωρίζουν ότι η πρώτη μέρα σας μπορεί να είναι ιδιαίτερα αγχωτική.

Μπορεί να χρειαστεί να επισκεφτείτε διάφορα γραφεία και ίσως να ήταν σκόπιμο να κλείσετε ραντεβού για κάποια από τα εξής:

──       υπογραφή ή υποβολή του συμβολαίου σας,

──       απόκτηση κάρτας εισόδου,

──       απόκτηση κωδικού για πρόσβαση στο διαδίκτυο,

──       πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων για την ορολογία,

──       συμπλήρωση εντύπων για ταξιδιωτικές δαπάνες ή για την πληρωμή της αμοιβής σας, καθώς και για τις εισφορές στον ασφαλιστικό/συνταξιοδοτικό σας φορέα. Θυμηθείτε να έχετε μαζί σας τα στοιχεία του τραπεζικού σας λογαριασμού.

Αν δώσετε εκ των προτέρων τη δέουσα προσοχή στις παραπάνω λεπτομέρειες θα έχετε τη δυνατότητα να επικεντρωθείτε απερίσπαστα στην εργασία σας. Καλή επιτυχία!

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Tu primer contrato sin estrés

CONSEJOS PARA INTERPRETES QUE TRABAJAN PARA UNA ORGANIZACION INTERNACIONAL POR PRIMERA VEZ

 

Aspectos básicos

Asegúrate de contar con lo siguiente:

──       Contrato

──       Documento de identidad con fotografía

──       Detalles de la ubicación a la que debes dirigirte

──       Toda la documentación que se te haya enviado de antemano

──       (Si te encuentras en el extranjero) pasaporte, moneda local, adaptador de enchufe.

─── Antes de salir

Antes de salir

──       Consulta el Convenio de la AIIC que rige la contratación y al que se hace referencia en el contrato;

──       Revisa la página web de la organización contratante para comprender su estructura, así como las funciones y facultades de los organismos que la componen, y para aprender los acrónimos y nombres inevitablemente asociados a esta;

──       Familiarízate con la sección para intérpretes de la página web de la Institución, asegúrate que sepas cómo revisar la agenda y las coordinaciones para estar ‘de guardia’ o en un equipo de reserva;

──       Anota los números telefónicos importantes;

──       Prepárate para el evento consultando información general y documentos del evento.

Ubica el lugar, el programa, la cabina, los documentos, etc.

Es recomendable llegar un día antes si:

──       No conoces la ciudad;

──       No conoces el lugar dónde se llevará a cabo el evento;

──       No sabes la ubicación de tu alojamiento ni cómo llegar al lugar donde se celebrará la reunión;

──       Aún necesitas completar algunos trámites administrativos.



Puedes aprovechar tu tiempo para:

──       Tramitar tu pase de ingreso;

──       Presentarte a la oficina de contrataciones, ante tu jefe de cabina o jefe de intérpretes;

──       Descifrar el código del programa (las siglas que denotan las salas de reuniones, la combinación lingüística para cada reunión, y la ubicación de los relés y cabinas bidireccionales;

──       Ubicar el centro de distribución de documentos;

──       Ingresar a la cabina, probar las consolas, ver dónde se sientan las delegaciones, ubicar la mejor ruta para llegar a las demás cabinas y a la sala del técnico;

──       Ubicar los servicios higiénicos, las zonas públicas, las cafeterías, las salas de descanso, las computadoras, la oficina de correos, el quiosco de prensa, los cajeros automáticos, la agencia de viajes, etc.

Reservar citas con anticipación

Cada organización internacional tiene sus propias disposiciones operativas, financieras y administrativas, además de procedimientos de seguridad estrictos. Algunas organizaciones se encargan de que los nuevos intérpretes reciban una breve introducción sobre las instalaciones y la jerga interna; ya que saben que su primer día puede ser bastante abrumador.

Es posible que debas visitar varias oficinas y, en muchos casos, te recomendamos concertar una cita para realizar las siguientes acciones:

──       Firmar o presentar tu contrato;

──       Tramitar la tarjeta de ingreso;

──       Obtener la clave de acceso a internet;

──       Obtener acceso a bases de datos terminológicas;

──       Completar formularios para solicitar reembolsos por gastos de viaje y pagos de honorarios, contribuciones a su fondo de previsión/seguro de enfermedad/caja de pensión; por ello, se recomienda tener los datos bancarios a la mano.

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如何轻松无忧开启新工作

寄予国际组织新手译员的贴心提示

 

─── 基本要点

基本要点

确保下列几点齐备:

──       合同

──       附带照片的身份证明

──       报到地点详情

──       先前收到的任何其他文件

──       (如在海外)护照、本地货币、转换插头

─── 出发之前

出发之前

──       细读与合同及其内容相关的 AIIC协议;

──       查阅该组织网站,了解其架构、职能和各组成单位的权责,学习必要的名词缩写及相关的专有名称;

──       熟悉网站中与译员相关的板块,包括如何查阅你的会议安排、值班或待班安排;

──       记下重要的电话号码;

──       熟读会议背景信息和会议文件。

熟悉路线、会议安排、同传间、文件等

如属以下情况,最好 提前一天到达:

──       不熟悉该组织所在城镇

──       不熟悉会议场地

──       不熟悉住宿地点以及如何到达工作场所k

──       会前还需办理相关手续



可利用提前到达的时间:

──       领取出入工作证;

──       (向人事部、所属语言的负责人或首席译员)介绍自己;

──       熟悉会议安排表(如会议室名缩写、每场会议的语言组合,以及如何操作接力传译和译入非母语);

──       确定文件分发中心的位置;

──       实地考察同传间、检查译员机、了解代表坐席位置、熟悉去其他箱子和技术员室的路线;

──       熟悉厕所、公共区域、咖啡厅、休息室、电脑、邮局、报刊亭、提款机、旅行社等的位置。

─── 提前预约

提前预约

各国际组织的运作、财务规定、行政和安保措施的复杂程度各有不同。一些组织会为新人安排场地和内部术语的简报;对于新人报道第一天的紧张,他们再清楚不过了。

你可能需要去几个办公室,多数情况下,建议提前预约进行以下活动:

──       签署或提交你的合同

──       领取出入工作证

──       获取网络连接的密码

──       获取进入术语数据库的权限

──       填写差旅报销表和费用报销单,或福利金供款/医疗保险/养老金表格,因此,记得带上银行账户信息。

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Ohne Stress zum ersten Einsatz

Insidertipps für den ersten Dolmetschtag bei einer internationalen Organisation.

 

Grundsätzliches

Das müssen Sie dabeihaben:

──       Vertrag

──       Ausweis

──       Informationen, an wen Sie sich wo wenden sollen

──       Alle Dokumente, die Sie vorab erhalten haben

──       (Falls im Ausland:) Pass, lokale Währung, Steckdosenadapter

Bevor es losgeht

──       Lesen Sie das AIIC Abkommen, in dem Ihre Vertragsbedingungen geregelt sind und auf das in Ihrem Vertrag verwiesen wird;

──       Besuchen Sie die Webseite der betreffenden Organisation und informieren Sie sich über ihre Struktur, die Funktionen und Kompetenzen ihrer jeweiligen Organe, wiederkehrende Abkürzungen und Eigennahmen;

──       Besuchen Sie auch die Intranetseite für Konferenzdolmetscher:innen, um herauszufinden, wo Sie Ihr Programm abrufen können oder wie die Einsatzbedingungen aussehen, sollten Sie in Standby oder im Reserveteam sein;

──       Notieren Sie sich wichtige Telefonnummern;

──       Bereiten Sie sich auf Ihre Sitzung vor, indem Sie Hintergrundinformationen sowie die Sitzungsdokumente eingehend lesen.

Wo finde ich mein Programm, meine Kabine, meine Dokumente, etc.?

Es ist angebracht, einen Tag früher anzureisen, wenn einer oder mehrere der folgenden Punkte auf Sie zutreffen:

──       Sie kennen sich im Ort nicht aus,

──       Sie wissen nicht, wo sich der Veranstaltungsort befindet,

──       Sie wissen nicht, wo sich Ihr Hotel befindet und wie Sie zu Ihrem Einsatzort gelangen,

──       Sie brauchen noch ein wenig Zeit, um den bürokratischen Prozess der Organisation abzuschließen.



Sie können Ihre Zeit für folgendes nutzen:

──       Ihren Zugangsausweis abholen

──       Sich vorstellen (beim Engagement, dem Kabinenchef oder dem Chefdolmetscher/der Chefdolmetscherin)

──       Den Programmcode knacken (die Abkürzungen der Sitzungssäle, die Sprachenkombinationen der Sitzungen, wo Sie Ihre Relais und Retours finden)

──       Das Dokumentationszentrum finden

──       In eine Kabine gehen, sich die Konsolen anschauen, herausfinden, wo welche Delegation sitzt, wie man zu den anderen Kabinen und zum Techniker kommt

──       Toiletten, öffentliche Räume, Kantinen, Ruheräume, Computer, Post, Kiosk, Geldautomaten Reiseagentur, etc. ausfindig machen.

Buchen Sie Ihre Termine vorab

Jede internationale Organisation hat ihre eigenen Betriebs- und Finanzregeln, sowie Verwaltungs- und häufig aufwändige Sicherheitsverfahren. Einige Organisationen bieten Newcomern eine Führung vor Ort und eine Einführung in den internen Jargon an, weil sie wissen, dass der erste Einsatztag eine große Herausforderung darstellen kann.

Vielleicht müssen Sie mehrere Büros aufsuchen und daher ist es sinnvoll, für die folgenden Punkte vorab Termine auszumachen:

──       Den Vertrag unterschreiben oder abgeben,

──       einen Zugangsausweis erhalten,

──       das Passwort für den Internetzugang erhalten,

──       den Zugang zu Terminologiedatenbanken erhalten,

──       Formulare für die Erstattung der Reisekosten und Ihr Honorar, Beiträge zu Ihrer Krankenversicherung/Ihrer Versicherung/Ihrem Rentenfonds ausfüllen. Sie sollten also Ihre Bankdaten dabeihaben.

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